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Mit dem IOK E-Mail-Archiv steht Ihnen eine Full-Service-Applikation im Providingbereich zur Verfügung. Ohne großen Investitionssaufwand erhalten Sie die Möglichkeit, E-Mails revisionssicher und gesetzeskonform unabhängig vom verwendeten Mailsystem im IOK Rechenzentrum erstellen zu lassen.

Interessierte Unternehmen erhalten so die Möglichkeit, Ihre gesamte E-Mail-Archivierung outzusourcen. IOK bietet damit als E-Mail-Archiv Provider die Möglichkeit, Anforderungen aktueller gesetzlicher Auflagen für Unternehmen zu erfüllen.

Neben den bereits bestehenden Regelungen zur Archivierung drohen nachlässigen Betrieben ab 2009 weitere finanzielle Konsequenzen. Während bislang bei einer Nichtbeachtung der Aufbewahrungspflichten lediglich Androhungen und Festsetzungen von Zwangsgeldern in Betracht kamen, sieht die durch das „Jahressteuergesetz 2009“ neu hinzugefügte Vorschrift in der Abgabenverordnung (§146 Abs. 2b AO) nunmehr ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis zu 250.000 EURO vor, sofern vom Prüfer angeforderte Datenbestände nicht vorgelegt werden können.

Vorteil der IOK E-Mail-Providing-Archivierung ist die Beibehaltung Ihrer bestehenden Arbeitsweise. Unabhängig von Ihrem verwendeten E-Mailsystem werden alle Daten der täglichen Arbeit automatisch im Hintergrund archiviert. Auch bei E-Mail-Postfächern, die an verteilten Standorten oder durch externe Mitarbeitern genutzt werden, ist diese Archivierung einsetzbar.

Sogar bei versehentlich gelöschten E-Mails ist über Internet der Zugriff auf das Archiv und damit eine Wiederherstellung jederzeit wieder möglich - das IOK-System ist komplett autark zum bestehenden E-Mail-System.

Datenblatt E-Mail-Archiv
Bestellformular E-Mail-Archiv

Grundlagen-Kurzübersicht:

Gesetzliche Anforderungen an die E-Mail-Archivierung in Deutschland

Jedes Land hat individuelle Gesetze und unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen. In Deutschland sind das Handelsgesetzbuch (§ 257), die Ab-gabenordnung (§ 147) sowie die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) für die E-Mail-Archivierung relevant. Daraus ergeben sich folgende Anforderungen:

• Alle geschäftlichen E-Mails sind zusammen mit Attachments für sechs Jahre, bei steuerlich relevanten Inhalten für zehn Jahre zu archivieren. Da die steuerliche Relevanz für den normalen Mitarbeiter in der Regel schwer einschätzbar ist, wird empfohlen alle geschäftlichen E-Mails zehn Jahre lang zu archivieren.
• E-Mails müssen in einer strukturierten, unveränderbaren Form archiviert werden. Dabei sind sie mit einem Index zu versehen und müssen kurzfristig reproduzierbar sein. Sind diese Anforderungen erfüllt, gibt es keine Einschränkungen bezüglich der verwendeten digitalen Speichertechnik.
• Empfangene E-Mails müssen zusammen mit ihren Attachments im Originalformat und Aussehen archiviert werden. Konnte das Originalformat automatisiert verarbeitet werden, zum Beispiel zur Suche, muss diese Eigenschaft auch im Archiv bestehen bleiben.
• Alle steuerlich relevanten E-Mails und Attachments müssen in einem Format abge-speichert werden, das es Steuerbehörden erlaubt, direkt, indirekt oder per Datenträgeraustausch auf die Information zuzugreifen. Dabei gelten die Formate, wie sie in GDFdLI, GoBS und §147 Absatz 6 der Abgabenordnung beschrieben sind.

Quelle: LANLine; Ausgabe Mai 2009

Ihr Kontakt:

Rainer Büscher
Fon: (0 52 46) 92 90-160
Fax: (0 52 46) 92 90-1 11 Mail: r.buescher@iok.net

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Kundenzitate:

Beratung und Service werden bei IOK großgeschrieben. Heutzutage das A und O, wenn es um zukunftssichere und hochverfügbare Systeme in einer immer komplexeren Netzwerklandschaft geht.

T. Rykowski
Leiter-IT - Sollich

W3C-Konform