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E-Mail und Content-Archivierung mit Symantec Enterprise Vault
Die Verwaltung eines Archivs und seiner Inhalte werden für Unternehmen von zentraler Bedeutung, sobald mehr und mehr geschäftsrelevante Informationen verwaltet und strukturiert gespeichert werden müssen. Hier sind Archivlösungen gefragt, die eine effiziente Verwaltung von Daten ermöglichen, um den damit verbundenen administrativen Aufwand und die Informationsrisiken zu reduzieren.
Heute sind Unternehmen angehalten, elektronische Daten des allgemeinen Geschäftsverkehrs bzw. deren relevanten Inhalte langfristig verfügbar zu halten, um gesetzlichen Richtlinien oder Vorgaben zu entsprechen und Risiken für deren Nichteinhaltung zu minimieren.
Nicht alle Daten genießen eine gleichhohe Bedeutung im Unternehmen (z. B. geschäftliche, persönliche, unerwünschte Daten, Spam-E-Mails etc.). Zielsetzung ist daher eine Differenzierung bei den zu archivierenden Daten, um den Bedarf an physikalischen Speicher und den Aufwand zur Wiederherstellung zu reduzieren. Intelligente Archivierungen basieren auf inhaltsbezogenen und automatisierten Klassifizierungsmethoden, in denen sich Informationsklassen unterschiedlicher Aufbewahrungs- und Ablaufregeln anwenden lassen. So läßt sich sicherstellen, dass jedes Dokument nur so lange wie gewünscht oder nötig aufbewahrt wird. Folglich wird Datenmüll im Archiv vermieden und der Aufwand reduziert, da die Größe des Archivs und Speicherbedarfs kontrollierbar wird. Durch weitere Kontextinformationen wird die Struktur im Archiv optimiert, um die schnelle Erkennung und Bereitstellung archivierter Informationen für eine intelligente Suche zu ermöglichen.
In der Praxis wird ein relativ großer Teil der Speicherkapazität in Unternehmen für unstrukturierte Informationen bereitgestellt. Applikationen wie z. B. Enterprise Vault ermöglichen es, diese Informationen aus Messaging-Systemen, Dateiservern und Gruppensystemen (kollaborative Systeme) zu archivieren. Dabei werden leistungsfähige Technologien verwendet, um Daten zu klassifizieren und deren Speicherung wie auch deren langfristige Aufbewahrung zu optimieren. Es besteht die Möglichkeit, unstrukturierte Informationen automatisch zu erfassen, zu kategorisieren, zu indizieren und anhand von individuellen Aufbewahrungsrichtlinien zu archivieren.
Heute sind also Archivlösungen gefragt, die eine solche effiziente Verwaltung von Daten ermöglichen, um den damit administrativen Aufwand, die Kosten für Speichersysteme und die Informationsrisiken drastisch zu reduzieren.
Auf der Einkaufsliste der Unternehmen stehen Lösungen, die E-Mails und andere elektronische Informationen in einem Archiv konsolidieren und sich darüber hinaus zentral verwalten lassen. Die Archiv-Lösung Symantec Enterprise Vault bietet eine solche Möglichkeit von unstrukturierten Informationen aus folgenden Quellen:
Enterprise Vault bietet die Möglichkeit, Kontingente und E-Mail-Größenbeschränkungen zu umgehen und jedem Anwender eine Mailbox mit theoretisch unbegrenzter Speichergröße bereitzustellen. Bedingt durch die zentrale Verwaltung wird die Größe des gesamten Nachrichtenspeichers effizient steuerbar. In Microsoft Exchange werden schwerpunktmäßig die neueren Informationen dynamisch bearbeitet, während Enterprise Vault als langfristiger Speicher für ältere Daten dient.
Der Zeitaufwand für die Verwaltung von Mailboxen wird verkürzt: E-Mails und deren Anhänge in den jeweiligen Mailboxen werden nach vordefinierten Regeln aus Microsoft Exchange herausgenommen und automatisch im Enterprise Vault Online-Speicher abgelegt.
Wahlweise können die ausgelagerten Objekte auch mit Hilfe von Shortcuts dargestellt werden, mit denen sich der Anwender ohne tiefgreifende Kenntnisse die archivierten Originaldaten in Microsoft Outlook oder einen webbasierten E-MailClient anzeigen und bei Bedarf wiederherstellen kann.
Enterprise Vault verfügt über optimierte Single-Instance- Storage- und Komprimierungstechnologien, die den Bedarf an physikalischen Datenspeicher reduzieren. Speicherressourcen für das Online-Archiv werden rationalisiert, d.h. der Primärspeicher wird ausschließlich für dynamische und Transaktionsdaten verwendet. Ältere E-Mails oder Daten mit wenig Zugriffen werden automatisch auf sekundäre oder tertiäre Speichergruppen verschoben. Parallel können unerwünschte Informationen blockiert oder gelöscht werden, um physikalischen Speicher zu gewinnen bzw. den gesamten Speicherbedarf zu vermindern. Durch intelligente Indizierung und Kategorisierung ist eine schnelle Suche und Präsentation in den Archiven gewährleistet.
Ein weiterer Vorteil von Enterprise Vault ist der Open Storage Layer, der den zugrunde liegenden Storage virtualisiert, um z. B. dem Administrator eine flexible Erweiterung des Speichersystem zu ermöglichen.
Durch Zentralisierung der Benutzersuche und des Zugriffs auf diese Informationen lässt sich die Menge der Daten, die in lokalen und netzwerkbasierten PST- und NSF-Dateien gespeichert sind, erheblich mindern. Auch können PSTs und NSFs gänzlich eliminiert werden, um eine verbesserte Leistung und Skalierbarkeit zu erreichen.
Ein weitere Vorteil: Da die Archivlösung die persönlichen Speicherinhalte aufnimmt, verlangsamt sich das Wachstum von E-Mail- und Files und stagniert schließlich, weil ältere Inhalte entfernt oder in ein effizientes Archiv verlagert werden.
Wichtig: Die archivierten Daten lassen sich durch intuitive Such- und Abruftools schnell erneut nutzen bzw. das elektronische Auffinden von Daten wird stark vereinfacht. So ist jeder Anwender in der Lage die Wiederherstellung selbstständig und schnell auszuführen, ohne weiteren Aufwand für den Administrator zu erzeugen.
Gleichzeitig erlaubt die Nutzung einer bestehenden Veritas Backup-Infrastruktur in Kombination mit Enterprise Vault eine generelle Entlastung des klassischen Backups, weil statische und doppelt vorhandene Daten nicht in den täglichen Backup-Job einbezogen werden. Infolgedessen erlaubt Enteprise Vault auch eine schnellere Wiederherstellung nach eventuellen Ausfällen, da der ursprüngliche Speicherbedarf verkleinert und die Wiederstellungszeit verkürzt wird.
Heute sind Unternehmen angehalten, elektronische Daten des allgemeinen Geschäftsverkehrs bzw. deren relevanten Inhalte langfristig verfügbar zu halten, um gesetzlichen Richtlinien oder Vorgaben zu entsprechen und Risiken für deren Nichteinhaltung zu minimieren.
Nicht alle Daten genießen eine gleichhohe Bedeutung im Unternehmen (z. B. geschäftliche, persönliche, unerwünschte Daten, Spam-E-Mails etc.). Zielsetzung ist daher eine Differenzierung bei den zu archivierenden Daten, um den Bedarf an physikalischen Speicher und den Aufwand zur Wiederherstellung zu reduzieren. Intelligente Archivierungen basieren auf inhaltsbezogenen und automatisierten Klassifizierungsmethoden, in denen sich Informationsklassen unterschiedlicher Aufbewahrungs- und Ablaufregeln anwenden lassen. So läßt sich sicherstellen, dass jedes Dokument nur so lange wie gewünscht oder nötig aufbewahrt wird. Folglich wird Datenmüll im Archiv vermieden und der Aufwand reduziert, da die Größe des Archivs und Speicherbedarfs kontrollierbar wird. Durch weitere Kontextinformationen wird die Struktur im Archiv optimiert, um die schnelle Erkennung und Bereitstellung archivierter Informationen für eine intelligente Suche zu ermöglichen.
In der Praxis wird ein relativ großer Teil der Speicherkapazität in Unternehmen für unstrukturierte Informationen bereitgestellt. Applikationen wie z. B. Enterprise Vault ermöglichen es, diese Informationen aus Messaging-Systemen, Dateiservern und Gruppensystemen (kollaborative Systeme) zu archivieren. Dabei werden leistungsfähige Technologien verwendet, um Daten zu klassifizieren und deren Speicherung wie auch deren langfristige Aufbewahrung zu optimieren. Es besteht die Möglichkeit, unstrukturierte Informationen automatisch zu erfassen, zu kategorisieren, zu indizieren und anhand von individuellen Aufbewahrungsrichtlinien zu archivieren.
Heute sind also Archivlösungen gefragt, die eine solche effiziente Verwaltung von Daten ermöglichen, um den damit administrativen Aufwand, die Kosten für Speichersysteme und die Informationsrisiken drastisch zu reduzieren.
Auf der Einkaufsliste der Unternehmen stehen Lösungen, die E-Mails und andere elektronische Informationen in einem Archiv konsolidieren und sich darüber hinaus zentral verwalten lassen. Die Archiv-Lösung Symantec Enterprise Vault bietet eine solche Möglichkeit von unstrukturierten Informationen aus folgenden Quellen:
- Microsoft Exchange
- PST-Dateien und NSF-Archive
- Microsoft SharePoint-Portale
- Datei-Server
- Datenbanken und ERP-Systeme
- Instant-Messaging-Systeme
- Blackberry-SMS und -PIN
Enterprise Vault: Vorteile der Mailbox-Verwaltung kurz beschrieben
Enterprise Vault bietet die Möglichkeit, Kontingente und E-Mail-Größenbeschränkungen zu umgehen und jedem Anwender eine Mailbox mit theoretisch unbegrenzter Speichergröße bereitzustellen. Bedingt durch die zentrale Verwaltung wird die Größe des gesamten Nachrichtenspeichers effizient steuerbar. In Microsoft Exchange werden schwerpunktmäßig die neueren Informationen dynamisch bearbeitet, während Enterprise Vault als langfristiger Speicher für ältere Daten dient.Der Zeitaufwand für die Verwaltung von Mailboxen wird verkürzt: E-Mails und deren Anhänge in den jeweiligen Mailboxen werden nach vordefinierten Regeln aus Microsoft Exchange herausgenommen und automatisch im Enterprise Vault Online-Speicher abgelegt.
Wahlweise können die ausgelagerten Objekte auch mit Hilfe von Shortcuts dargestellt werden, mit denen sich der Anwender ohne tiefgreifende Kenntnisse die archivierten Originaldaten in Microsoft Outlook oder einen webbasierten E-MailClient anzeigen und bei Bedarf wiederherstellen kann.
Enterprise Vault verfügt über optimierte Single-Instance- Storage- und Komprimierungstechnologien, die den Bedarf an physikalischen Datenspeicher reduzieren. Speicherressourcen für das Online-Archiv werden rationalisiert, d.h. der Primärspeicher wird ausschließlich für dynamische und Transaktionsdaten verwendet. Ältere E-Mails oder Daten mit wenig Zugriffen werden automatisch auf sekundäre oder tertiäre Speichergruppen verschoben. Parallel können unerwünschte Informationen blockiert oder gelöscht werden, um physikalischen Speicher zu gewinnen bzw. den gesamten Speicherbedarf zu vermindern. Durch intelligente Indizierung und Kategorisierung ist eine schnelle Suche und Präsentation in den Archiven gewährleistet.
Ein weiterer Vorteil von Enterprise Vault ist der Open Storage Layer, der den zugrunde liegenden Storage virtualisiert, um z. B. dem Administrator eine flexible Erweiterung des Speichersystem zu ermöglichen.
Alltägliche Probleme mit PST- und NSF-Dateien
Administratoren können mit Hilfe von Enterprise Vault auch E-Mail-Inhalte aus PST- und NSF-Dateien von Anwendern ohne deren Beeinträchtigung in den Archivspeicher migrieren und archivieren.Durch Zentralisierung der Benutzersuche und des Zugriffs auf diese Informationen lässt sich die Menge der Daten, die in lokalen und netzwerkbasierten PST- und NSF-Dateien gespeichert sind, erheblich mindern. Auch können PSTs und NSFs gänzlich eliminiert werden, um eine verbesserte Leistung und Skalierbarkeit zu erreichen.
Ein weitere Vorteil: Da die Archivlösung die persönlichen Speicherinhalte aufnimmt, verlangsamt sich das Wachstum von E-Mail- und Files und stagniert schließlich, weil ältere Inhalte entfernt oder in ein effizientes Archiv verlagert werden.
Backup und Wiederherstellung von Archiv-Systemen: Enterprise Vault
Für alle Administratoren ist das Thema BackUp relevant. Die Kombination aus Backup- und Wiederherstellungstechnologien mit Archivierungsfunktionen verbessert die klassische Sicherung und Wiederherstellung, indem der Datenspeicher von Anwendungen wie Microsoft Exchange und/oder SharePoint bzw. von Dateiservern reduziert wird und so zu einer Verkürzung der Sicherungs- und Wiederherstellungszeiten führt. Analog stellt dies potentielle Einsparungen bei physikalischen Speicherkapazitäten bzw. der Speicherverwaltung dar.Wichtig: Die archivierten Daten lassen sich durch intuitive Such- und Abruftools schnell erneut nutzen bzw. das elektronische Auffinden von Daten wird stark vereinfacht. So ist jeder Anwender in der Lage die Wiederherstellung selbstständig und schnell auszuführen, ohne weiteren Aufwand für den Administrator zu erzeugen.
Gleichzeitig erlaubt die Nutzung einer bestehenden Veritas Backup-Infrastruktur in Kombination mit Enterprise Vault eine generelle Entlastung des klassischen Backups, weil statische und doppelt vorhandene Daten nicht in den täglichen Backup-Job einbezogen werden. Infolgedessen erlaubt Enteprise Vault auch eine schnellere Wiederherstellung nach eventuellen Ausfällen, da der ursprüngliche Speicherbedarf verkleinert und die Wiederstellungszeit verkürzt wird.
Merkmale von Enterprise Vault in der Kurzübersicht:
- Enterprise-Archivierungsplattform: Ermöglicht die Archivierung von Informationen aus Microsoft Exchange und SharePoint, Lotus Domino, Dateiservern, IM-Plattformen mit APIs für zusätzliche Inhalte wie Datenbanken, Images für gerichtliche Zwecke und SAP
- Richtlinienbasierte Archivierung: Automatisiert die Migration, Speicherung und Aufbewahrung unstrukturierter Informationen im Einklang mit IT-Richtlinien und verbessert die Leistung, reduziert Kosten und vereinfacht die Verwaltung.
- PST- und NSF-Migration: Reduziert Speicher-, Backup und Helpdesk-Kosten, kontrolliert Datenverluste
- E-Discovery und Suche: Proaktive Archivierung reduziert Aufwand, der mit der Suche und Erfassung elektronischer Daten verbunden sind, da ein zentrales und indiziertes Archiv angelegt wird, das bei Bedarf durchsucht werden kann
- Zentrale Verwaltung und Berichterstellung: Die zentrale Administrationsstelle bietet erweiterte Berichterstellung, Überwachung und Diagnose des Archivs, um die konsistente Leistung und Verfügbarkeit abzusichern
- Intelligente Archivierung: Liefert Kontext und Informationen darüber, was archiviert wird; unkritische Informationen werden aus dem Archiv herausgefiltert.
Ihr Kontakt:
Dirk Vogeler
Fon: (0 52 46) 92 90-190
Fax: (0 52 46) 92 90-1 11 Mail: d.vogeler@iok.net
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